O Sistema de Protocolo UNIFAL-MG foi desenvolvido em parceria pelo Núcleo de Tecnologia de Informação (NTI), Pró-Reitoria de Administração e Finanças, Setor de Protocolo e Reitoria da UNIFAL-MG. Implantado em janeiro de 2011, inicialmente no Setor de Protocolo desta Instituição. Tem como objetivo acompanhar os processos dentro da UNIFAL-MG, possibilitando o controle de entrada e saída, assim como realização de despachos, a criação e encerramento dos processos. Desta forma, o público (em geral o interessado pelo processo) conseguirá realizar uma busca por um determinado processo e visualizar seu Histórico (criação, entradas, saídas, encaminhamentos, encerramento) com sua situação atual, uma vez que o sistema é bem operado/alimentado (todos os responsáveis registram as operações no sistema). É importante ressaltar que o sistema não substitui o fluxo físico (em papel) do processo. O sistema deve acompanhar este fluxo físico, registrando as operações, sendo o processo físico (em papel), juntamente como seus despachos (em papel), os juridicamente válidos.

Telas e utilização do sistema geral

Entrada no sistema:

Para utilização do sistema, qualquer pessoa deve ter um usuário (login e senha) próprio. Este usuário é o mesmo de vários outros sistemas da UNIFAL-MG (WebMail Zimbra, PorteiroWeb, compartilhamento de arquivos no Samba etc), sendo composto pelo nome.sobrenome da pessoa.

Tela inicial (Home):

Uma tela de boas vindas com informações sobre os perfis do usuário logado, algumas informações pertinentes a esses perfis e as últimas operações executadas pelo usuário logado.

Portal de acesso:

Para gerar ofícios a serem protocolados ou buscar um determinado processo para visualização do seu histórico.

Criação de ofício a ser protocolado:

Nesta tela é possível gerar um ofício a ser protocolado. Para tal é necessário preencher obrigatoriamente os campos de Interessado (aquela(s) pessoa(s) física(s) ou jurídica(s) responsável(is) pela criação do processo), Assunto (um resumo do que se trata o processo) e Encaminhar para (a unidade dentro da UNIFAL-MG a qual o processo deve ser inicialmente encaminhado) e opcionalmente e recomendável o preenchimento dos campos E-mail, Contato (telefone, ramal etc) e Corpo (o conteúdo textual do processo). A criação de um ofício pelo sistema torna o procedimento de protocolação do ofício mais eficiente, cabendo ao setor de protocolo apenas confirmar sua protocolação assim que o ofício for fisicamente entregue neste setor.

Aviso e impressão do ofício gerado:

Após o envio do ofício esta tela apresenta um aviso de que o ofício presente criado deverá ser entregue fisicamente (em papel) no setor de protocolo, para que seja protocolado e ai sim ser um processo válido (com um número de protocolo). Para tal, esta tela possibilita a impressão direta do ofício (ao clicar em Imprimir Processo) ou a criação de um arquivo PDF (ao clicar em Gerar PDF).

Busca de um Processo:

Na parte de busca de um processo é necessário informar o número de protocolo e a data em que este foi protocolado, sendo que ambas informações constam no recibo dado pelo setor de protocolo. O número de protocolo pode ser digitado parcialmente (contendo apenas os número após o ponto não sendo necessário também digitar os zeros a esquerda), mas para evitar confusões digite-o integralmente.

Visualização do histórico do processo:

Informados corretamente o número de protocolo e a data de protocolação a tela com o histórico do processo é aberta. O histórico é a apresentação de todas as operações registradas no sistema, desde a criação, protocolação, entradas e saídas, assim como os despachos e encerramento, podendo esses serem exibidos ao clicar sobre o nome da operação (encaminhamento ou encerramento).

Visualização de um despacho do histórico do processo:

Nesta tela é possível visualizar o responsável pela escrita do despacho (Escriba), a unidade que o executou (Unidade Executora) a descrição da operação realizada (encaminhamento para uma determinada unidade ou encerramento do processo), a data em que foi realizado o despacho e o conteúdo do despacho.

Telas e utilização para o perfil porteiro

O perfil de porteiro permite o registro de entrada e saída dos processos da unidade relacionada a este perfil. Todo o servidor tem perfil de porteiro relacionado a unidade em que ele esta lotado.

Entrada de processo na unidade:

Assim que um processo chega fisicamente em uma unidade deve-se registra essa chegada (entrada do processo na unidade) no sistema através desta tela. Para realizar a entrada basta digitar o número do protocolo (podendo ser digitado parcialmente) e apertar a tecla Enter ou clicar em Registrar Entrada. A entrada de um processo na unidade passa a responsabilidade desse processo a tal unidade, servindo como uma assinatura, pois cada pessoa possui seu usuário com login e senha. Essa operação de entrada deve sempre ser executada, de preferencia no momento da entrega do processo na unidade, sendo este registro de entrada dos processos nas unidades de suma importância para o bom funcionamento do sistema.

Entrada executada:

Uma vez digitado corretamente o número do protocolo e se realmente (conforme registro no sistema) o processo em questão foi encaminhado à unidade que está executando a entrada, uma mensagem de que a entrada foi executada será exibida. Pronto, agora o processo está na unidade que executou a entrada.

Confirmação de entrada de processo:

Esta tela de confirmação de entrada de processo na unidade é apresentada quando o processo em questão não teve como último encaminhamento nenhuma das unidades do usuário logado. É um alerta que o fluxo do processo não estará coerente dentro do sistema, indicando que houve falha anterior no registro de encaminhamento/saída ou que realmente esta ação de entrada não deve ser executada. No caso de ser correta a ação de entrada deve-se escolher a unidade em que o processo está entrando e confirmar a entrada, caso contrario deve-se cancelar.

Saída de processo da unidade:

No momento em que o processo físico estiver saindo da unidade deve-se registrar essa saída no sistema. Para realizar a saída basta digitar o número do protocolo (podendo ser digitado parcialmente) e apertar a tecla Enter ou clicar em Registrar Saída.

Saída executada:

Uma vez digitado corretamente o número do protocolo e se foi registrado um despacho pela unidade que está realizando a saída encaminhado o processo a outra unidade, então uma mensagem de que a saída foi executada será exibida. Agora o processo físico (em papel) deve ser entregue à unidade de destino.

Confirmação de saída de processo:

Esta tela de confirmação de saída de processo da unidade é apresentada quando o processo em questão não teve como último encaminhamento nenhuma das unidades do usuário logado. É um alerta que o fluxo do processo não estará coerente dentro do sistema, indicando que houve falha anterior no registro de encaminhamento/saída ou que realmente esta ação de entrada não deve ser executada. No caso de ser correta a ação de entrada deve-se escolher a unidade em que o processo está entrando e confirmar a entrada, caso contrario deve-se cancelar.

Lista com os processos de saída da unidade:

Uma vez registrada no sistema a saída dos processos da unidade, é possível visualizar e imprimir uma lista com esses processos cujas saídas foram registradas. Para gerar esta lista, na tela de Saída de Processo clicar em Imprimir Lista com Processos de Saída. Observe que apenas os processos com saída registrada no dia estarão presentes na lista, já que o registro de saída dos processos deve ser feito no dia em que estes saem da unidade. O intuito principal da impressão é que esta lista acompanhe o responsável pela entrega dos processos encaminhados a outras unidades, podendo ele recolher assinaturas de que recebe os processos. Mas é importante ressaltar que de preferencia no momento da entrega também seja realizada a entrada do processo na unidade destino por um servidor lotado nessa unidade destino. Lembre-se que é o registro de entrada do processo em uma unidade que executa a passagem da responsabilidade desse processo a tal unidade, funcionando como uma assinatura (pois cada pessoa possui seu usuário com login e senha) de que foi recebido o processo.

Telas e utilização para o perfil despachante

Tela de seleção do processo a ser despachado (encaminhado, encerrado):

Antes de executar o despacho de um processo é necessário buscar ou informar qual processo se deseja despachar. Nesta tela há duas formas para selecionar o processo a ser despachado. A primeira, localizada na parte superior, é informando o número do processo no campo Despachar o Processo Nº. Neste caso, se existir um processo com o número de protocolo digitado ele será exibido na tela de despacho, mesmo que não esteja em uma das unidades em que o usuário logado seja despachante, pois caso este fato ocorra uma tela de confirmação (apresentada abaixo) será apresentada. A segunda forma para se selecionar o processo a ser despachado é localizando-o em uma tabela, na parte inferior da tela, que mostra os processos que estão atualmente em uma das unidades em que o usuário logado é despachante. Pode ser realizada uma filtragem nesta tabela pelos campos de Busca (Nº Protocolo, Interessado, Assunto etc), localizado acima da tabela. Ao encontrar o processo a ser despachado, basta clicar sobre o número de protocolo deste processo que o mesmo será exibido na tela de despacho.

Aviso de que o processo com número de protocolo digitado no campo de Despachar o Processo Nº não está em nenhuma das unidades cujo o usuário logado é despachante, pedindo confirmação para realização do despacho.

Tela de despacho:

Tela para se executar o despacho de um processo previamente selecionado. Inicialmente são apresentadas (não mostrado na imagem acima) informações registradas no sistema sobre o processo em questão (Interessado, Assunto, Data de Protocolação, Corpo e Despachos Realizados). É importante ressaltar que apenas os despachos realizados no sistema são apresentados, sendo fundamental a leitura do processo físico (em papel). Na segunda parte da tela (mostrado na imagem acima) será onde efetivamente se dará o despacho (encerramento, encaminhamento) do processo. Para tal, o despachante deve escrever o despacho na área de texto ou selecionar um de seus despachos pré-definidos em sua lista de despachos pessoais (essa lista será explicada posteriormente). Também ele deve informar qual unidade está executando o despacho (campo Unidade Executora) e selecionar a ação a ser executada (Encerrar o processo ou Encaminhar o processo a unidade). Caso selecionado Encaminhar o processo a unidade, deve-se escolher na lista de unidades para onde o processo está sendo encaminhado. Para finalizar clicar em Executar Despacho.

Lista de despachos pessoais pré-definidos pelo usuário:

Esta lista contém despachos pessoais previamente cadastrados pelo usuário. Tem a intenção de agilizar despachos realizados com freqüência, cujos textos são os mesmos, ou parecidos. Desta forma, ao se inserir um despacho pessoal pré-definido o despachante poderá seleciona-lo na tela de despacho, agilizando a inserção do texto do despacho. Para cadastrar um novo despacho pessoal pré-definido, clique em Inserir, para editar clique no ícone lápis e para excluir clique no ícone xis do respectivo despacho pessoal.

Inserir despacho pessoal pré-definido:

Os campos necessários para um despacho pessoal pré-definido são: Título (identificação do despacho na lista de despachos pessoais) e Despacho (o corpo do despacho pessoal em questão que será inserido no campo de despacho após a seleção do despacho pessoal na lista).

Inserir novo volume, encerrando o volume anterior, a um processo:

Clique no menu na opção "Volume". No campo "Nº Protocolo" digite o número do protocolo (NUP) do processo que se deseja controlar os volumes.
Uma tabela com os volumes dos processos será exibida (caso existe volumes relacionados ao processo).
Para criar um novo volume do processo clique no botão "Criar Novo Volume (Encerra o volume anterior)". Observe que a criação de um volume esta relacionada ao encerramento do volume anterior.
Será exibido um formulário para o preenchimento da "Data de Abertura" e "Folha de Início" do novo volume.
Ao clicar em "Confirmar", você deverá imprimir o arquivo PDF com 3 folhas, sendo elas:
- Capa do novo volume;
- Termo de encerramento de volume, que deverá ser anexado como última folha do volume anterior (encerrado);
- Termo de abertura de volume, que deverá ser a primeira folha do novo volume (logo após a capa).

Classificação do Assunto (Código de Classificação de Documentos)

"O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular."
[Conarq. CLASSIFICAÇÃO, TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA]
Nas IFES, como a UNIFAL-MG, são utilizadas duas tabelas de códigos de classificação de documentos, sendo elas:
TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES–FIM DAS INSTITUIÇÕES FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR - IFES
CÓDIGO E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

Espécie/Tipo de Documento

Carta - modalidade de comunicação oficial de órgãos públicos para outrem em situações não-cerimoniosas. Tem sido substituída pelo Ofício.
Formulário - modalidade de comunicação oficial através de uma função/formula (formulário) definida. Por exemplo, formulário de matrícula, formulário de solicitações gerais etc.
Memorando - modalidade de comunicação oficial interna entre unidades administrativas de um órgão. Possui agilidade em sua tramitação e simplicidade em procedimentos burocráticos.
Ofício - modalidade de comunicação oficial trocada entre autoridades.
Requerimento - modalidade de comunicação oficial em que solicitações ou pedidos são feitos a órgãos públicos ou autoridades competentes.

Referência: oK Concursos. Espécies de Documentos. Acessado em 17/08/2016.
MANUAL DE REDAÇÃO DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
COMO FAZER ANÁLISE DIPLOMÁTICA E ANÁLISE TIPOLÓGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO: