Ações vigentes
MODELAGEM E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS EM UNIDADE FORA DE SEDE: CAMINHOS PARA A EFICIÊNCIA NO ATENDIMENTO À COMUNIDADE
Apresentação
Este projeto de extensão propõe o mapeamento e a modelagem de processos organizacionais, com apontamentos para possíveis automações para uma unidade fora de sede da Universidade Federal de Alfenas (UNIFAL-MG). A gestão pública exige transparência e eficiência, mas instituições de ensino frequentemente operam com sistemas informacionais desarticulados, como "ilhas" de informação, dificultando o andamento de processos. O projeto visa otimizar esses serviços, reduzindo a burocracia e propondo fluxos inteligentes de trabalho, com base nos sistemas institucionais vigentes. No primeiro ciclo de realização, o projeto será conduzido de forma piloto na coordenação do curso de Engenharia de Produção. Para garantir o envolvimento e o benefício direto ao público externo à UNIFAL-MG, a intervenção contemplará o mapeamento de macroprocessos de interface com a comunidade. Cita-se, como exemplo (não prescritivo), o macroprocesso de realização de estágios, que envolve diretamente empresas e concedentes da região. Após a validação da metodologia, novos ciclos de intervenção poderão ocorrer em outros setores. Ao diagnosticar e propor melhorias nos fluxos de processos, incluindo a visão do usuário externo (empresas e outros parceiros), a iniciativa configura-se como um processo educativo e interdisciplinar, gerando impacto direto na qualidade do serviço prestado à comunidade acadêmica e à sociedade local, o que enfatiza o seu caráter extensionista.
Objetivos
O presente projeto de mapeamento e automação de processos se configura como ação de extensão por estabelecer diálogo permanente entre a universidade e os seus diversos públicos. São objetivos específicos:
a) Mapear as capacidades e limitações dos sistemas informacionais vigentes atualmente na unidade acadêmica ICT / campus Poços de Caldas;
b) Aplicar, na prática, os conceitos do Business Process Management (BPM, ou Gerenciamento de Processos de Negócio) para realizar a modelagem "As Is" (cenário atual) e "To Be" (cenário futuro automatizado) dos processos locais, atuando inicialmente de forma piloto na coordenação do curso de Engenharia de Produção, com ênfase na otimização de macroprocessos que interagem com o público externo (a exemplo do macroprocesso realização de estágios);
c) Produzir fluxos e manual(is) de processos otimizados que seja(m) acessível(eis) e transparente(s) à comunidade interna e externa;
d) Realizar oficinas de devolução com os usuários (empresas, parceiros externos) e servidores, divulgando os novos fluxos de trabalho.
ODS 4 – Educação de Qualidade;ODS 16 – Paz, Justiça e Instituições Eficazes
Justificativa
A descentralização de unidades fora de sede impõe desafios operacionais de autonomia e integração sistêmica com a unidade sede (reitoria). Na Administração Pública, a gestão por processos (BPM) é crucial, mas muitas vezes pára no levantamento documental e não atinge a automação. A execução deste projeto justifica-se por atuar como uma "via de mão dupla": internamente, tem o intuito de aprimorar e otimizar processos, indicando possíveis integrações informacionais e, externamente, promove impacto social, ao qualificar o tempo de resposta e a eficiência dos serviços prestados aos diversos usuários internos (alunos, servidores) e externos (empresas parceiras, concedentes de estágio e outros membros da comunidade externa).